Fiches de retenue d’impôt : comment les obtenir et les utiliser au Luxembourg ?
- Mathieu Ferretti
- 20 oct.
- 3 min de lecture
Au Luxembourg, toute entreprise qui emploie des salariés est tenue d’appliquer la retenue d’impôt sur les salaires. Pour ce faire, elle doit se baser sur un document officiel : la fiche de retenue d’impôt. Délivrée par l’administration fiscale, elle précise le taux applicable à chaque salarié en fonction de sa situation personnelle.
Dans cet article, Global Compta Services vous explique comment obtenir ces fiches, les lire correctement et les intégrer dans votre gestion de la paie.
1. Qu’est-ce qu’une fiche de retenue d’impôt ?
La fiche de retenue d’impôt est un document administratif délivré par l’Administration des contributions directes (ACD). Elle est obligatoire pour tout salarié résident ou non-résident travaillant au Luxembourg.
Elle contient :
le taux d’imposition applicable,
la classe d’impôt (1, 1a, ou 2),
les éventuelles bonifications (enfants, charges…),
des informations sur le salarié : identité, nationalité, situation familiale.
Cette fiche permet à l’employeur de calculer le montant exact d’impôt sur le revenu à retenir chaque mois sur le salaire brut imposable.
2. Qui doit demander la fiche de retenue d’impôt ?
a) Le salarié
C’est en principe au salarié lui-même d’en faire la demande lors de sa prise de poste ou en cas de changement de situation personnelle (mariage, divorce, naissance, changement de résidence fiscale…).
b) L’employeur
Il peut aussi effectuer la demande avec l’accord du salarié. Cela est souvent plus rapide, notamment pour les premiers bulletins de paie.
3. Comment obtenir une fiche de retenue d’impôt ?
L’obtention peut se faire :
En ligne via le portail MyGuichet.lu, accessible avec une carte LuxTrust,
Par courrier adressé au bureau RTS compétent de l’Administration des contributions directes.
Les documents à fournir sont généralement :
une copie du contrat de travail,
une pièce d’identité,
un justificatif de domicile,
un formulaire spécifique selon la situation (résident/non-résident).
4. Quand faut-il la renouveler ?
Les fiches sont valables sur plusieurs années si elles ne comportent pas de date de fin. Une nouvelle fiche est émise en cas de changement majeur de situation où une mise à jour est requise.
Il est conseillé de vérifier que la fiche reçue correspond bien à la situation du salarié.
5. Comment l’utiliser dans la gestion de la paie ?
Une fois reçue, la fiche de retenue d’impôt doit être intégrée au calcul de la paie mensuelle. L’employeur :
applique le taux de retenue indiqué,
prélève l’impôt dû,
le reverse à l’administration fiscale.
En cas d’erreur ou de non-application de la fiche, l’employeur peut être tenu solidairement responsable du redressement fiscal.
6. Que faire en cas de fiche manquante ou erronée ?
Si la fiche est absente, il est recommandé d’appliquer le taux le plus élevé en attendant sa réception.
Si la fiche comporte une erreur (ex. : mauvaise classe d’imposition), il faut contacter le bureau RTS concerné pour demander une rectification.
7. L’accompagnement de Global Compta Services
Notre fiduciaire assure pour vous :
la demande initiale des fiches de retenue d’impôt,
le suivi annuel et les renouvellements,
l’intégration dans le logiciel de paie,
la veille fiscale en cas de changement législatif.
Vous gagnez en temps, en conformité et en sécurité.
En conclusion
La fiche de retenue d’impôt est un outil essentiel pour respecter vos obligations fiscales en tant qu’employeur. Sa bonne gestion contribue à éviter les erreurs de paie, les litiges avec vos salariés ou l’administration fiscale.
Confiez cette tâche à Global Compta Services, fiduciaire au Luxembourg, pour une gestion fiable, conforme et sans stress.
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